OPEN SPACE ¿Por qué debes implementarlo en tu empresa?

Fecha publicación: 11/08/2017

A lo largo de nuestro recorrido hacia ser mejores líderes, nos vamos a encontrar inevitablemente con infinidad de teorías y políticas que debemos seguir para lograrlo. El objetivo es claro: “Influir en las personas hacia el logro de metas”. No estamos hablando solo de obtener resultados, sino de trabajar con un equipo que los obtenga por nosotros.

Para cumplir este objetivo es necesario crear una conexión entre usted y su equipo de trabajo, todo esto en un ambiente orgánico y saludable. Aquí es donde aparece la gran lista de teorías y mecanismos de la cual les hablaba. Una de las más utilizadas en un inicio, y que ha creado polémica en cuanto a sus resultados, es la de mantener una “Política de Puerta abierta” o en términos más sencillos, volvernos más accesibles.

Existen diferentes opiniones tradicionales, respecto a esta teoría, que pueden desanimarnos a utilizarla. A pesar de eso, la política de puertas abiertas ha seguido avanzando y evolucionando a grandes pasos.

Hoy en día, las grandes empresas modernas como Google, Amazon o Facebook han descubierto en esta política el factor clave para optimizar la productividad de su equipo de trabajo, introduciendo el término de Open Space en sus organizaciones.

El diseño que tienen los Open Space de estas famosas empresas, ha revolucionado totalmente la industria. Al no tener áreas divididas entre las oficinas del equipo y el líder del proyecto, crean un espacio que facilita el trabajo colaborativo. De tal forma, que les permite exponer sus ideas con libertad e incrementa la comunicación activa entre el equipo y el líder.

¿Por qué seguir esta tendencia? Veamos unos cuantos beneficios de los Open Space, acompañados de algunos consejos para su buena práctica y así evitar los errores de su propio exceso.

NECESITO SABER LO QUE ESTA PASANDO

Una excelente forma de medir el funcionamiento de tu empresa es por medio de tus empleados. Son ellos los que te pueden brindar toda la información para asegurarte de que tu empresa se está ejecutando correctamente, o, de no ser el caso, el punto en el que se está fallando.

La dinámica con la que se trabaja en los Open Space, te permite observar todo el panorama de tu empresa, teniendo el detalle de cada falla o inconveniente en tiempo real.

Para resolver algún problema o mejorar algún proceso, ¿Quién mejor que él que lo ejecuta continuamente? Un Open Space te brinda el espacio ideal para poder recepcionar las sugerencias de cada miembro de tu equipo, los cuales tienen información de primera mano de lo que ocurre en tu empresa.

El detalle para utilizar esta política con éxito es que no debemos limitarnos con esta información. Si bien nos puede ser útil, nosotros como líderes debemos ampliar esta red y brindar la solución óptima para la resolución de problemas.

RESTAURAR LA CONFIANZA. CREAR SEGURIDAD

Mientras más nos acercamos a la meta, los escalones crecen y los obstáculos se vuelven más complicados. Como líderes, tenemos la tarea de preparar a los miembros de nuestra empresa a enfrentar mayores retos. Esto implica motivar a tu equipo a alcanzar su mayor nivel de rendimiento y separarlos de su zona de confort.

Necesitamos incrementar la confianza y afianzar la seguridad en el equipo. Para cumplir este objetivo, la comunicación es básica. Los Open Space permiten que la apliquen de tres formas:

  • Escuchar y compartir experiencias propias. El líder es uno más del grupo. Existe un Trabajo colaborativo
  • Recordar constantemente que creemos en su potencial. Se les asigna responsabilidades propias.
  • Brindar oportunidades. Sacar lecciones correctivas de los errores e impulsar a volver a intentarlo.

De esta manera, impulsamos el crecimiento de cada miembro y de nuestro equipo en conjunto, de la misma forma que aumenta la probabilidad del éxito de la empresa.

La cuestión está en que no abriremos nuestras puertas para la recepción de consultas y automáticamente resolverlas, sino en dirigirlos al resultado. Considere en cambiar los roles y darles las riendas. El objetivo es que pierdan la dependencia hacia un líder que les dice lo que tienen que hacer. La idea es que pierdan el miedo y empiecen a tomar acción por ellos mismos trabajando en equipo.

AFIANZA TUS LAZOS. CREA COMPROMISO

Estoy seguro que cada miembro de su equipo es una pieza clave para la organización. Invertimos grandes sumas de dinero en capacitaciones internas con el fin de obtener mejores resultados, los cuales se desperdician cuando un miembro no trabaja a su 100% o en el peor de los casos decide irse. Lograr que la gente se comprometa contigo y tu causa, no basta con dar solo una orden.

“Como usted trata a la gente, determina los resultados que usted consigue”

– Bill Treasurer

Un Open Space promueve encuentros informales, los que te permiten profundizar más en los aspectos personales. El conocer a tu equipo, conocer sus aspiraciones te ayudaran a encontrar las actividades en las cuales podrás aprovechar al 100% su rendimiento.

Además, preocuparse por los intereses y problemas personales de tu equipo, tomando en cuenta sus opiniones, generan una respuesta óptima hacia la empresa. Todo esto se resume a que “el cuidado genera cuidado”. Si te preocupas por tu equipo, ellos se preocuparán por ti y tu éxito.

El exceso en esta situación es muy delicado, ya que no se están estableciendo lazos amicales puros y siempre debe existir un límite tal que sus problemas personales no perjudiquen el avance de la empresa.

Finalmente, la mejor política de puertas abiertas es no tener una puerta. No solo se necesita cambiar la estructura arquitectónica de las oficinas de su empresa, sino modificar completamente la cultura de trabajo. No temas a escuchar nuevas perspectivas, aumenta la diversidad de pensamiento y obtén la oportunidad de tomar mejores decisiones.

Los Bancos Líderes en Perú como BCP y BBVA también se han sumado a esta iniciativa, introduciendo el diseño de Open Space en sus modernos laboratorios de innovación. Si quieres leer más al respecto revisa los siguientes post: El BCP, su Centro de InnovaCXión y la incesante búsqueda del Wow! y El BBVA Continental le dice adiós a las jerarquías y se reinventa

Usted es el líder, tome la iniciativa de ir hacia su equipo. Utilice los tiempos de ocio, como almuerzos y cenas para afianzar esta comunicación activa. Si ofreces canales claros de comunicación y accesibilidad, un Open Space te puede traer grandes resultados. Recuerda que todo en exceso es malo. Establece tus límites, la confianza excesiva puede ser perjudicial para tu empresa.


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Aldo Tapia

Consultor especializado en estrategia y liderazgo empresarial


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